Persondatapolitik for ansøgere

Indledning

Formålet med denne persondatapolitik for ansøgere er at informere om, hvordan virksomheden behandler personoplysninger om ansøgere. Dertil ønsker vi at informere om, hvilke rettigheder ansøgerne har i forbindelse med behandlingen af deres personoplysninger. Virksomheden forpligter sig til at oplyse følgende:

• Hvordan vi opbevarer og håndterer ansøgeres personoplysninger, herunder opbevaringsperioden.
• Til hvilket formål vi har indsamlet personoplysningerne.
• Hvordan personoplysningerne blev indsamlet.
• Hvorvidt ansøgerne har givet samtykke til at indsamle, opbevare og håndtere deres personoplysninger.

I forbindelse med, at du søger en stilling hos virksomheden, er det nødvendigt for os at indsamle og behandle personoplysninger om dig som ansøger. Virksomheden er i den forbindelse dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, som indgår i det ansøgningsmateriale, som du sender til os. Virksomheden forpligter sig som dataansvarlig til at overholde gældende lovgivning vedrørende databeskyttelsesreglerne. Således vil personlige oplysninger modtaget ifm. rekruttering blive behandlet fortroligt og udelukkende til rekrutteringsformål.

Behandling af persondata ved rekruttering

I forbindelse med rekrutteringsforløb i virksomheden, vil det nedsatte ansættelsesudvalg få kendskab til dine personlige oplysninger. Overordnet vil virksomheden indhente ikke-følsomme oplysninger i form af navn, adresse, uddannelse mv. Derudover kan virksomheden i nogle tilfælde få kendskab til følsomme oplysninger, hvis de indgår i din ansøgning. Vi opfordrer til, at du sletter/overstreger de sidste 4 cifre af dit cpr.nr. i vedhæftede bilag eksempelvis eksamensbeviser og lignende dokumenter.

I forbindelse med rekrutteringsforløb vil ansættelsesudvalget behandle personoplysninger med henblik på at vurdere ansøgeres faglige og personlige kvalifikationer i forhold til den konkrete stilling. Dette sker på baggrund af en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk.1, litra f.

Ansættelsesudvalget kan desuden behandle følsomme oplysninger (fx helbredsoplysninger, familieforhold m.v.) hvis oplysningerne indgår i ansøgningsmaterialet, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b.

Virksomheden kan derudover indhente oplysninger om strafbare forhold ved samtykke fra den registrerede, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a. Dette sker på baggrund af en konkret vurdering i de enkelte ansættelsessituationer/eller stillingskategorier. Hvis virksomheden bliver bekendt med oplysninger af strafbar karakter, så kan virksomheden behandle disse oplysninger, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 1.

I rekrutteringsperioden vil ansatte i virksomheden med et relevant og formålstjenligt behov få tildelt adgang til ansøgningsmaterialet. Ansøgningsmaterialet må udelukkende tilgås via henholdsvis virksomhedens jobmail eller via eksterne jobportaler.

Hvis ansættelsesudvalget mangler yderligere informationer om dig, vil de informere herom.

Dine rettigheder som ansøger

I databeskyttelsesforordningens artikel 13-16 fremgår registreredes rettigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger:

• Ret til indsigt i personoplysninger.
• Ret til berigtigelse af personoplysninger.
• Ret til at få slettet personoplysninger.
• Ret til indsigelse mod behandling af personoplysninger.
• Ret til at modtage personoplysninger (dataportabilitet).

I udgangspunktet vil du modtage en bekræftelsesmail på, at vi har modtaget din ansøgning.

Såfremt du konstaterer fejl i det indsendte materiale, kan du bede om at få rettet dine oplysninger ved at henvende dig til den ansvarlige for stillingsopslaget. Hvis du som ansøger ønsker at foretage ændringer eller rettelser i dit ansøgningsmateriale, vil ansættelsesudvalget få besked herom.

Du kan til enhver tid slette dine oplysninger. Derefter vil virksomheden kun opbevare de personoplysninger, som virksomheden måtte være forpligtet til at opbevare efter gældende lovgivning. Hvis du ønsker at trække din ansøgning tilbage/slette ansøgningen, så bedes du kontakte den ansvarlige for stillingsopslaget.

Vurdering af ansøgningen

Alle ansøgninger vil blive behandlet individuelt af det nedsatte ansættelsesudvalg. Ansættelsesudvalget vil altid vurdere specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling.

Når en stilling er blevet besat af den rette kandidat, så sender vi et skriftligt afslag til de øvrige ansøgere.

I den forbindelse vil ansættelsesudvalget destruere/slette personoplysninger på fravalgte ansøgere, f.eks. notater og mailkorrespondance m.v.

Næste skridt: Ansættelsessamtalen

I forbindelse med ansættelsessamtaler vil ansættelsesudvalget modtage yderligere oplysninger om ansøgere. Disse oplysninger vil ansættelsesudvalget notere til brug for det videre rekrutteringsforløb. Behandlingen af personoplysningerne sker som led i ansættelsesprocessen.

Oplysninger fra sociale medier

Ansættelsesudvalget kan foretage en søgning på sociale medier heriblandt LinkedIn i forbindelse med rekruttering til stillinger med fokus på kunde og samarbejdsrelationer, hvis dette er relevant.
Derudover kan ansættelsesudvalget indhente personoplysninger om dig fra andre sociale medier, hvis det efter omstændighederne er relevant. Det sker udelukkende på baggrund af en konkret vurdering om, hvorvidt du har en profil, der passer ind i organisationen og i den konkrete stilling.

Ansættelsesudvalget vil behandle disse oplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, jf. databeskyttelsesforordningen.

Oplysninger/referencer fra tidligere arbejdsgiver

Ansættelsesudvalget har en legitim interesse i at indhente referenceoplysninger fra tidligere arbejdsgivere, når de ønsker at vurdere ansøgeres faglige og personlige kvalifikationer som led i rekrutteringsprocesser, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk.1, litra f.

Det er ansættelsesudvalgets ansvar at sikre gennemsigtighed ved at oplyse om fra hvem og hvornår der indhentes referencer, samt hvilke oplysninger ansættelsesudvalget ønsker at indhente. Virksomheden skal oplyse, at de tiltænker at indhente referencer på en potentiel medarbejder, og dertil skal vedkommende være indforstået hermed. Oplysninger om hvordan referencer indhentes, vil typisk fremgå i stillingsopslag og/eller ved, at ansøgere anmodes om selv at vedlægge referencer til deres ansøgning.

Du kan til enhver tid stoppe behandlingen af dine personoplysninger ved at kontakte GDPR- og Complianceansvarlig: gdpr@nordenta.dk.

Hvis du ønsker at stoppe behandlingen af dine personoplysninger, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker ikke lovligheden af virksomhedens behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du ønsker at trække dit samtykke tilbage.   

Straffeattester

Private virksomheder kan kun indhente straffeattester ved samtykke fra den registrerede, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a. Dette sker på baggrund af en konkret vurdering i de enkelte ansættelsessituationer/eller stillingskategorier. Hvis straffeattesten indeholder oplysninger af strafbar karakter, så kan virksomheden behandle disse oplysninger, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 1.

Hvis du i forbindelse med ansættelsen afleverer en kopi af din straffeattest, registrerer vi, at vi har set straffeattesten, men ikke det konkrete indhold i denne. Når vi har set straffeattesten, sletter vi den straks, og virksomheden opbevarer således ikke oplysninger om eventuelle strafbare forhold. Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, som hjemmel til at påvise oplysningen om, at vi har set din straffeattest.

RKI-register

Virksomheden kan i særtilfælde indhente oplysninger i RKI i forbindelse med rekruttering af medarbejdere til særligt betroede stillinger, f.eks. stillingsbetegnelser som lagerchef, afdelingsleder, bogholder og ledende medarbejder med økonomiansvar. Virksomhedens opslag i RKI-register sker på baggrund af en legitim interesse i at sikre os, at medarbejdere ikke er registreret i RKI-registeret for forhold som er modstridende med virksomhedens værdier.

Det er samtidigt nødvendigt for at sikre virksomhedens legitimitet, herunder troværdighed udadtil. Ydermere fremgår det af forarbejderne til registerloven, at vi ved rekruttering, kan indhente en vurdering af soliditet og kreditværdighed, så længe der er tale om en særligt betroet medarbejder, og at ansøgeren er indforstået hermed. Det vurderes, at den registreredes interesser og rettigheder ikke går forud for denne legitime interesse, da medarbejderen ligeledes har interesse i kunne bevise, at de kan bestride stillingen og ikke udgør en dokumenteret risiko for de opgaver som vedkommende skal bestride. Dette sker altid baseret på en konkret vurdering i de enkelte ansættelsessituationer eller i forbindelse med ansættelse i nærmere bestemte stillingskategorier, om behandlingen af en straffeattest kan anses for saglig og proportional og dermed i overensstemmelse med artikel 5.

Opbevaring og sletning

Ansøgningsmaterialet opbevares i seks måneder fra ansøgningsdatoen. Herefter vil ansøgningsmaterialet blive slettet, medmindre du bliver ansat i virksomheden. Hvis du bliver tilbudt ansættelse i virksomheden, så vil vi gemme oplysningerne som har været en del af rekrutteringsprocessen i en personalemappe.

Virksomheden sletter personoplysninger i forbindelse med afslag på stillinger. Dette sker inden for seks måneder. Opbevaringsperioden kan forlænges yderligere med 6 mdr. ved samtykke fra ansøgeren.  

Virksomheden kan beholde din ansøgning ud over de seks måneder med henblik på senere ansættelse. I praksis vil virksomheden kontakte ansøgeren med henblik på et skriftligt samtykke til forlængelse af opbevaringsperioden. Ansøgeren kan til enhver tid trække sit samtykke tilbage.

Uopfordrede ansøgninger

Det er som hovedregel ikke muligt at tilsende uopfordret ansøgninger til virksomheden. Grundlaget herfor er, at virksomheden ikke har mulighed for at dokumentere med hvilket formål virksomheden har indsamlet data fra uopfordret ansøgere. Virksomheden forbeholder sig derfor retten til at afvise tilsendte uopfordret ansøgninger og CV’er. Virksomheden vil straks slette uopfordret ansøgningsmateriale.

Omvendt kan virksomheden ikke garantere, at der ikke kan opstå tilfælde, hvor virksomheden modtager uopfordret ansøgningsmateriale fra en ansøger, der efterfølgende kommer i betragtning til en stilling.

Uopfordrede ansøgninger må ikke videresendes til andre afdelingsledere i huset. De samme retningslinjer gør sig gældende ved stillingsopslag, hvor en afdelingsleder ikke har modtaget en forhåndsgodkendelse fra kandidaten. Hvis en afdelingsleder modtager en uopfordret ansøgning, som vedkommende finder relevant for en anden afdelingsleder, er det mest retvisende, hvis de opfordrer pågældende/afsenderen til selv at sende ansøgningen til den eller de relevante afdelingsleder(e). Dermed fastholdes det, at afsenderen selv er ansvarlig for varetagelsen af egne oplysninger, og derved vil virksomheden ikke være forpligtet til at indhente samtykke til videresendelse af ansøgningsmaterialet.

Ekstern behandling af personoplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen kan tredjepart få indsigt i dine personoplysninger. Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks.:

• Rekrutteringsbureauer.
• Udbyder af personlighedstests mv.
• Offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob og tilsvarende ordninger.
•  IT-leverandører.

Dine rettigheder

• Retten til indsigt i dine personoplysninger og behandlingen af disse.
• Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget.
• Retten til at få slettet personoplysninger, hvis opbevaring/behandling ikke længere er nødvendigt eller lovligt.
• Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger.
• Retten til at gøre indsigelse mod en i øvrigt lovlig behandling af dine personoplysninger.

Kontakt GDPR-og Complianceansvarlig via: gdpr@nordenta.dk, hvis du ønsker at udøve dine rettigheder. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelse

Når du er ansat hos virksomheden, vil der løbende ske en elektronisk behandling af dine personoplysninger. Virksomheden behandler primært personoplysninger om dig i forbindelse med personaleadministration, og som led i virksomhedens bygnings- og IT-drift.

Det overordnede formål med at behandle dine personoplysninger er, at virksomheden skal kunne leve op til vores arbejdsretlige forpligtelser i forhold til ansættelseskontrakten.

GDPR- og Complianceansvarlig

Hvis der skulle opstå spørgsmål omkring databeskyttelsesreglerne, så kan du kontakte GDPR- og Complianceansvarlig via følgende kontaktoplysninger:

Telefonnummer – 26871923

E-mail – gdpr@nordenta.dk

Virksomheden opfordrer til, at ansøgere bruger en sikker beskedfunktion, hvis henvendelsen indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder kontaktoplysningerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk